TUGAS DASAR MANAJEMEN


 KOMUNIKASI

1. Jika anda membaca tentang ilmu komunikasi, anda tentu mengenal pendapat tentang komunikasi dari Gibson and at all dan Wexley dan Yuki. Apa yang bisa saudara simpulkan tentang komunikasi dari kedua ahli komunikasi tersebut?

Menurut Gibson and at all, komunikasi adalah pengiriman informasi dan pemahaman, menggunakan simbol verbal dan non verbal.

Sedangkan menurut Wexley dan Yuki, komunikasi dapat didefinisikan sebagai penyampaian informasi antara dua orang atau lebih yang juga meliputi pertukaran informasi manusia dan mesin.

2. Berikan contoh konkrit komunikasi Non Verbal?

Contoh konkrit komunikasi non verbal adalah guratan ekspresi, kontak mata, nada suara, isyarat atau gerak tubuh dan cara manusia memposisikan diri dalam kelompok. Selain itu juga meliputi cara berjalan, pakaian yang digunakan, atau bahkan kesunyian yang terjadi dalam interaksi antar manusia.

3. Proses komunikasi dalam masyarakat secara umum maupun terbatas dalam suatu organisasi atau kelompok terjadi karena apa?

Pada umumnya proses komunikasi dalam masyarakat ini terjadi karena:

  1. Adanya keinginan dari individu yang berfungsi sebagai sumber pesan untuk mengadakan hubungan dengan individu lain dalam upaya menyampaikan pesan yang dimiliki (disebut komunikator).
  2. Adanya individu yang ingin mendapatkan atau memperoleh suatu informasi atau inovasi dari individu lain yang berfungsi sebagai sumber inovasi/pesan.
  3. Saudara kemukakan pendapat David Berlo dalam bukunya The Process of Communication dalam komunikasi transaksional?

Menurut David Berlo dalam bukunya The Process of Communication (1960) menyatakan bahwa komunikasi adalah sebuah proses yang dinamis dan interaktif dan sebuah tindakan dimana informasi ditransmisikan dari satu orang ke orang lainnya.

4. Berdasarkan Shimanoff, Peraturan Komunikasi adalah multifungsi yang berfungsi untuk mengkoordinasikan, mengevaluasi, menginterpretasi, membenarkan, memprediksikan perilaku interaktif dan mendefinisikan apa yang harus kita lakukan atau yang dilarang di dalam organisasi. Saudara kemukakan secara singkat dan jelas karakteristik mengenai peraturan komunikasi tersebut!

Adapun karakteristik peraturan komunikasi menurut Shimanoff adalah sebagai berikut:

a. Followable (kemampuan mengikuti)

Masyarakat mampu untuk mengikuti peraturan, sehingga perilaku dari peraturan yang dihasilkan dapat dikontrol.

b. Prescriptive (pandangan ke depan)

Peraturan komunikasi mengindikasikan apa yang seharusnya atau tidak seharusnya terjadi, maka membuka perilaku terhadap peraturan yang dihasilkan sehingga dapat mengevaluasi dan memberikan sanksinya.

c. Contextual (fokus kajian)

Peraturan komunikasi diterapkan dalam berbagai situasi yang lama, maka perilaku terhadap peraturan yang dihasilkan adalah kontekstual.

5. Saudara kemukakan secara singkat dan jelas 3 tujuan dari berkomunikasi?

Adapun tujuan dari berkomunikasi adalah sebagai berikut:

a.   Informative     : penyampaian informasi melalui pendekatan pada pikiran dan informasi bersifat factual.

b.   Persuasive       : untuk menggugah perasaan senang dan tidak senang melelui pendekatan pada emosinya.

c.   Entertainment : untuk menghibur (misal melawak).

6. Saudara jelaskan 4 unsur proses komunikasi?

Adapun 4 komponen/unsur proses komunikasi adalah sebagai berikut:

  1. Komunikator

Komunikator merupakan individu yang berbicara atau menyampaikan suatu pesan. Syarat-syarat yang diperlukan oleh seorang komunikator adalah sebagai berikut: memiliki kredibilitas yang tinggi terhadap komunikannya, memiliki keterampilan berkomunikasi, mempunyai pengetahuan yang luas, dan sebagainya.

      2.   Pesan

Pesan merupakan keseluruhan dari apa yang disampaikan oleh komunikator, baik langsung maupun tidak langsung.  Isi pesan harus memiliki beberapa sifat antara lain: bersifat informatif atau informasi, bersifat persuasif atau bujukan, dan bersifat koersif atau paksaan.

      3.   Saluran

Saluran merupakan alat yang melalui komunikator baik langsung maupun tidak langsung. Saluran terbagi dalam dua bentuk, yaitu melalui metode dan media.

     4.   Komunikan

Komunikan merupakan orang yang menerima pesan, baik personal, kelompok, maupun massa sesuai dengan metodenya.

7. Saluran komunikasi terbagi menjadi 2 bentuk yaitu melalui metode dan media. Saudara jelaskan apa itu metode dan apa itu media?

Metode adalah cara penyampaian pesan, sedangkan media adalah sarana penyampaian pesan.

8. Gangguan adalah sesuatu yang menyimpang dalam penerimaan. Jelaskan 3 macam gangguan dalam proses komunikasi?

a.   Gangguan fisis

Gangguan fisis mengganggu transmisi fisik dari tanda atau pesan. Deruman mobil yang lewat, berisik suara pengatur suhu ruangan atau komputer, suara cadel pembicara, adalah sebagian contoh gangguan fisis yang mengganggu penyaluran tanda dari satu orang kepada orang lain. Gangguan fisis juga ada pada komunikasi tertulis yang meliputi tulisan yang kabur, cetakan huruf yang menembus ke halaman yang lain, lipatan kertas, dsb.

b.   Gangguan psikologis

Gangguan psikologis meliputi bentuk-bentuk gangguan psikologis termasuk prasangka yang dimiliki pengirim dan penerima pesan, sehingga menyebabkan menyimpangnya pesan yang diterima dan diproses. Ketertutupan merupakan contoh klasik dari gangguan psikologis yang mencegah pesan diterima dengan cepat.

c.   Gangguan semantik

Dalam gangguan semantik, gangguan berupa tidak diperolehnya makna oleh penerima seperti yang dimaksudkan oleh pengirim pesan. Gangguan semantik dalam contoh yang ekstrim terjadi pada orang yang berbicara dengan bahasa yang berbeda.

9. Bagaimana cara saudara dapat mengurangi gangguan dan akibatnya dalam proses komunikasi?

Untuk mengurangi gangguan dan akibatnya dalam proses komunikasi dapat dilakukan dengan menyusun bahasa yang lebih tepat, mempunyai kemampuan mengirim dan menerima pesan verbal dan non verbal, menyempurnakan kemampuan untuk memahami, mendengarkan, dan menangkap umpan balik.

10. Dalam proses komunikasi ada proses komunikasi sebagai pemaknaan bersama. Saudara uraikan secara jelas dan singkat?

Komunikasi sebagai pemaknaan bersama adalah pengartian yang sama terhadap pesan yang dikomunikasikan oleh komunikator kepada komunikan. Komunikator sebagai pemilik pesan harus melakukan proses encoding yaitu memberikan sandi atau arti terhadap pesan yang disampaikan agar dapat dipahami oleh komunikan. Sedangkan komunikan harus dapat melakukan proses decoding yaitu melakukan penafsiran atau mengartikan arti dari pesan yang disampaikan oleh komunikator. Dengan demikian, maka pesan yang ada menjadi pesan yang memiliki makna bersama.

11. Saudara kemukakan secara singkat dan jelas 8 fungsi komunikasi di dalam komunikasi?

Adapun 8 fungsi dalam kegiatan berkomunikasi adalah sebagai berikut:

a.   Informasi, yaitu upaya pengumpulan, penyimpanan, penyebaran berita, data, gambar, dan komentar agar dapat dimengerti dan bereaksi secara jelas terhadap kondisi lingkungan dan orang lain.

b.   Sosialisasi, yaitu penyediaan sumber ilmu pengetahuan yang memungkinkan  bersikap dan bertindak sebagai anggota masyarakat yang efektif.

c.   Motivasi, menjelaskan tujuan setiap masyarakat jangka pendek maupun jangka panjang.

d.   Perdebatan dan diskusi, menyediakan dan saling menukar fakta yang diperlukan untuk memungkinkan persetujuan.

e.   Pendidikan, yaitu pengalihan ilmu pengetahuan dapat mendorong perkembangan intelektual, pembentukan watak, dsb.

f.    Memajukan kehidupan, yaitu menyebarkan hasil kebudayaan dengan maksud melestarikan warisan masa lalu.

g.    Hiburan, yaitu penyebarluasan sinyal, simbol, suara, dan imaji dari drama, tari, musik, dsb.

h.    Integrasi, yaitu menyediakan bagi bangsa, kelompok, dan individu kesempatan utuk memperoleh berbagai pemecahan yang mereka perlukan agar mereka dapat saling mengenal serta menghargai kondisi pandangan dan keinginan orang lain.

12. Untuk fungsi apa saja bila fungsi komunikasi digunakan dalam organisasi atau perusahaan?

a. Fungsi komando

Komunikasi sebagai fungsi komando adalah kegiatan berkomunikasi yang digunakan untuk pemberian arah (direction) dan melakukan pembatasan perilaku terhadap bawahan atau karyawan oleh atasan atau manajer/supervisor.

b. Fungsi hubungan

Komunikasi sebagai fungsi hubungan adalah kegiatan interaksi antar individu dalam upaya penyampaian pesan atau informasi dari komunikator kepada komunikan sebagai pihak-pihak yang melakukan hubungan.

c. Fungsi manajemen kebingungan

Fungsi komunikasi dalam situasi bingung ini meliputi:

  • Komunikasi berfungsi untuk melihat struktur permasalahan dan memahami situasi.
  • Komunikasi dapat memberikan dan mengembangkan saling pengertian tentang permasalahan yang dihadapi dan cara pemecahannya.
  • Komunikasi akan memperoleh informasi yang cukup tentang kesamaan pemahaman dan saling pengertian dalam mengatasi masalah, sehingga pengambilan keputusan akan efektif.

13. Bagaimana menurut pendapat saudara pengaruh fungsi komunikasi terhadap efektivitas organisasi?

Pengaruh fungsi komunikasi terhadap efektifitas organisasi yaitu bahwa dengan berkomunikasi yang efektif maka akan menyebabkan terjadinya efektifitas dalam pengaturan manajemen organisasi. Hal ini menunjukkan bahwa terdapat hubungan yang erat antara fungsi komunikasi dengan efektifitas suatu organisasi.

14. Apa perbedaan komunikasi ke atas dan ke bawah serta berikan contoh konkritnya dari kedua arah komunikasi tersebut?

  • Komunikasi ke atas adalah komunikasi yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia) dalam suatu organisasi, termasuk kotak saran, pertemuan kelompok, dan prosedur yang mengemukakan keluhan. Hal ini biasanya dipergunakan untuk menanyakan sebuah pertanyaan, menyediakan umpan balik, dan memberikan saran.
  • Komunikasi ke bawah adalah komunikasi yang mengalir dari tingkat yang lebih tinggi (atasan) ke tingkat yang lebih rendah (bawahan) dalam suatu organisasi, termasuk kebijakan manajemen, instruksi, dan memo resmi.

15. Mengapa komunikasi ke atas itu penting, berikan contohnya?

Komunikasi ke atas ini penting karena beberapa alasan antara lain:

a.   Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya.

b.   Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka.

c.   Komunikasi ke atas memungkinkan omelan dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya.

d.   Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan member kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi.

e.    Komunikasi ke atas mengijinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan mamahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.

f.     Komunikasi ke atas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut.

Adapun contoh komunikasi ke atas meliputi:

a. Memberikan saran atau gagasan untuk perbaikan dalam unit-unit mereka atau dalam organisasi sebagai suatu keseluruhan.

b. Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan meliputi pekerjaan mereka, prestasi, kemajuan, dan rencana-rencana dalam waktu mendatang.

c. Menjekaskan persoalan-persoalan kerja yang belum dipecahkan bawahan yang mungkin memerlukan beberapa macam bantuan.

d. Mengungkapkan bagaimana pikiran dan perasaan bawahan tentang pekerjaan mereka, rekan kerja mereka, dan organisasi.

16. Bila saudara sebagai staff atau karyawan. Sebutkan prinsip-prinsip arah komunikasi ke atas terhadap pimpinan saudara?

Prinsip-prinsip komunikasi ke atas meliputi:

a.   Program komunikasi ke atas yang efektif harus direncanakan.

b.   Program komunikasi ke atas yang efektif berlangsung secara berkesinambungan.

c.   Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan saluran tertutup.

d.   Program komunikasi ke atas yang efektif menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah.

e.    Program komunikasi ke atas yang efektif mencakup mendengarkan secara efektif.

f.    Program komunikasi ke atas yang efektif mencakup tindakan untuk menangani masalah.

g.    Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan berbagai media dan metode untuk meningkatkan aliran informasi.

MOTIVASI

1. Jelaskan tentang motivasi yang dilakukan manajer?

Motivasi merupakan kegiatan yang mengakibatkan, menyalurkan, dan memelihara perilaku manusia. Motivasi ini merupakan subjek penting bagi manajer, karena manajer perlu memahami orang-orang berperilaku tertentu agar dapat mempengaruhinya untuk bekerja sesuai dengan yang diinginkan organisasi.

Motivasi yang dilakukan manajer terhadap bawahannya mencakup banyak hal seperti: pemberian insentif untuk memotivasi para pekerja agar lebih banyak berproduksi, memenuhi kebutuhan-kebutuhan sosial karyawan sehingga mereka merasa berguna dan penting, melibatkan karyawan dalam pembuatan keputusan-keputusan rutin sehingga kepuasan kerja meningkat, dsb.

2. Kemampuan manajer untuk memotivasi dan berkomunikasi dengan staffnya akan menentukan efektivitas manajer. Saudara jelaskan pola umum pendekatan manajerial bila manajer perusahaan mengambil kebijaksanaan untuk memotivasi bawahannya atau staffnya?

Pola umum pendekatan manajerial terhadap motivasi

Model Tradisional

Model Hubungan Manusiawi

Model Sumber Daya Manusia

Anggapan (asumsi)

  1. Bekerja pada dasarnya tidak disenangi banyak orang.
  2. Apa yang mereka kerjakan adalah kurang penting dibanding apa yang mereka peroleh dari kegiatan tersebut.
  3. Jarang yang ingin atau dapat menangani pekerjaan yang memerlukan kreatifitas, disiplin diri atau pengendalian diri.
  4. Orang ingin merasa berguna dan penting.
  5. Orang ingin memiliki dan diakui sebagai individu.
  6. Kebutuhan tersebut lebih penting dari uang dalam memotivasi orang untuk bekerja.
  7. Bekerja pada dasarnya bukan tidak menyenangkan.Orang ingin menyumbang pada tujuan yang bermanfaat.
  8. Sebagian orang dapat mengerjakan lebih kreatif, disiplin diri, dan pengendalian diri dibanding dengan permintaan jabatan sekarang.

Kebijaksanaan

  1. Manajer harus mengawasi dan mengendalikan bawahan.
  2. Dia harus merinci tugas-tugas menjadi sederhana, bersifat pengulangan, dan operasi mudah dipelajari.
  3. Dia harus menetapkan prosedur dan rutinisasi pekerjaan secara terperinci serta menjalankannya dengan adil tetapi ketat.
  4. Manajer harus membuat setiap karyawan merasa berguna dan penting.
  5. Dia harus senantiasa member informasi kepada bawahan dan mendengar keberatan-keberatan atas rencana-rencananya.
  6. Manajer harus memperbolehkan bawahan untuk melakukan disiplin diri dan pengendalian diri atas kegiatan-kegiatan rutin
  7. Manajer harus memanfaatkan potensi sumber daya manusia.
  8. Dia harus menciptakan lingkungan dimana seluruh anggota dapat menyumbangkan kemampuan mereka.
  9. Dia harus mendorong partisipasi penuh, peningkatan disiplin diri, dan pengendalian diri.

Harapan

  1. Orang bersedia bekerja bila balas jasanya memadai dan atasannya adil.
  2. Bila tugas-tugas cukup sederhana dan orang-orang dikendalikan dengan ketat mereka akan berproduksi memenuhi standart.
  3. Pembagian informasi kepada bawahan dan keterlibatan keputusan-keputusan rutin akan memuaskan kebutuhan untuk memiliki dan merasa penting.
  4. Pemuasan kebutuhan-kebutuhan tersebut akan meningkatkan semangat kerja dan mengurangi penolakan terhadap wewenang formal, sehingga bawahan akan bersedia bekerja sama.
  5. Perluasan pengaruh, disiplin dan pengendalian diri akan mengarahkan pencapaian peningkatan efisiensi operasi.
  6. Kepuasan kerja akan meningkat sejalan dengan pemanfaatan sumber daya mereka secara penuh.

3.   Saudara jelaskan secara sistematis hierarki kebutuhan dari Maslow sebagai motivasi manajerial suatu perusahaan?

Maslow mendasarkan konsep hirarki kebutuhan pada dua prinsup. Pertama, kebutuhan-kebutuhan manusia dapat disusun dalam suatu hirarki dari kebutuhan terendah sampai yang tertinggi. Kedua, suatu kebutuhan yang telah terpuaskan berhenti menjadi motivator utama dari perilaku.

Menurut Maslow, manusia akan didorong untuk memenuhi kebutuhan yang paling kuat sesuai waktu, keadaan, dan pengalaman yang bersangkutan mengikuti sesuai hirarki. Dalam tingkatan ini, kebutuhan pertama yang harus dipenuhi terlebih dahulu adalah kebutuhan fisiologis. Setelah kebutuhan utama diutamakan, kebutuhan yang lebih tinggi berikutnya akan menjadi kebutuhan utama, yaitu kebutuhan akan keamanan dan rasa aman. Kebutuhan ketiga akan muncul setelah kebutuhan kedua terpuaskan. Proses ini berjalan terus sampai terpenuhinya kebutuhan aktualisasi diri, dimana manajemen dapat memberikan insentif untuk memotivasi hubungan kerja sama, kewibawaan pribadi, serta rasa tanggung jawab untuk mencapai prestasi yang tinggi dari karyawan.

4. Saudara jelaskan perbandingan secara teori hierarki kebutuhan Maslow dan teori motivasi pemeliharaan Herzberg?

Perbandingan antara Teori Hirarki Kebutuhan Maslow dan Pemeliharaan Herzberg

Teori Hirarki Kebutuhan Maslow

Teori Motivasi-Pemeliharaan Herzberg

Faktor-faktor motivasional Aktualisasi diri/pemenuhan diri dan penghargaan Pekerjaan yang kreatif dan menantangPrestasiPenghargaan

Tanggung jawab

Kemungkinan meningkat

Kemajuan

Faktor-faktor pemeliharaan PenghargaanSosialKeamanan/rasa aman

Fisiologis

StatusHubungan-hubungan antar pribadi dengan atasan, bawahan, dan rekan sejawatPengawasan

Kebijaksanaan dan administrasi perusahaan

Keamanan kerja

Kondisi kerja

Pengupahan

Kehidupan pribadi

  • Teori Hirarki Kebutuhan Maslow

Menurut Maslow, manusia akan didorong untuk memenuhi kebutuhan yang paling kuat sesuai waktu, keadaan, dan pengalaman yang bersangkutan mengikuti sesuai hirarki. Dalam tingkatan ini, kebutuhan pertama yang harus dipenuhi terlebih dahulu adalah kebutuhan fisiologis. Setelah kebutuhan utama diutamakan, kebutuhan yang lebih tinggi berikutnya akan menjadi kebutuhan utama, yaitu kebutuhan akan keamanan dan rasa aman. Kebutuhan ketiga akan muncul setelah kebutuhan kedua terpuaskan. Proses ini berjalan terus sampai terpenuhinya kebutuhan aktualisasi diri, dimana manajemen dapat memberikan insentif untuk memotivasi hubungan kerja sama, kewibawaan pribadi, serta rasa tanggung jawab untuk mencapai prestasi yang tinggi dari karyawan.

  • Teori Motivasi Pemeliharaan Herzberg

Menurut Herzberg, manajer perlu memahami faktor-faktor apa yang dapat digunakan untuk memotivasi para karyawan. Faktor-faktor pemeliharaan sebagai faktor negatif (yang ekstrinsik) dapat mengurangi dan menghilangkan ketidakpuasan kerja dan menghilangkan masalah, tetapi tidak dapat digunakan untuk memotivasi bawahan. Hanya faktor-faktor positiflah “motivators” (yang intrinsik), yang dapat memotivasi para karyawan untuk melaksanakan keinginan para manajer.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: